TEMAT: JAK UNIKNĄĆ RYZYKA NIEWŁAŚCIWEJ ARCHIWIZACJI I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W JST

ODBIORCY:
●    pracownicy komórek personalnych
●    pracownicy archiwów
●    osoby odpowiedzialne za obieg i archiwizację dokumentacji
●    osoby zainteresowane tematyką szkolenia

CEL WARSZTATÓW:
●   uświadomienie konieczności właściwego obiegu i archiwizowania dokumentacji w JST
●    szczegółowe i zrozumiałe omówienie „konstytucji  archiwalnej”
●    przedstawienie podstaw prawnych dotyczących ochrony danych osobowych i informacji publicznej
●    wskazanie skutków prawnych wadliwego archiwizowania dokumentacji
●    omówienie zakresu odpowiedzialności za naruszenia Ustawy o ochronie danych osobowych

PROGRAM:

08.45 - 09.00     Rejestracja uczestników szkolenia, poczęstunek kawą i herbatą

09.00 - 09.30     RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI
·    Dokument – pojęcie i rodzaje
·    Najważniejsze dokumenty występujące w instytucji
·    Udostępnianie dokumentów
·    Ochrona prawna dokumentów
- wynikająca z ustawy archiwalnej
- wynikająca z kodeksu karnego
- wynikająca z innych przepisów prawnych/np. ochrona danych osobowych, o dostępne do informacji niejawnych, o dostępie do informacji publicznej
·    Podpis elektroniczny

09.30 - 10.15     E-DOKUMENT – WYZWANIE WSPÓŁCZESNOŚCI, PODSTAWOWE ZASADY POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTEM ELEKTRONICZNYM
·    Rozporządzenie z dnia 30 października 2006 Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych  Dz.U.06.206.1517
·    Rozporządzenie z dnia 30 października 2006 Szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi  Dz.U.06.206.1518
·    Rozporządzenie z dnia 2 listopada 2006 Wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych) Dz.U.06.206.1519

10.15 - 10.30    Przerwa na kawę i herbatę

10.30 - 11.15     „KONSTYTUCJA ARCHIWALNA” – USTAWA Z DNIA 14 LIPCA 1983 R. O NARODOWYM ZASOBIE ARCHIWALNYM I ARCHIWACH
·    Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji aktowej z podziałem na materiały archiwalne kat.” a” oraz materiały niearchiwalne kat. „b”
·    Pojęcie narodowego zasobu archiwalnego
·    Obowiązki aktotwórcy/instytucji tworzącej dokumentację/
·    Różnice pomiędzy „archiwum zakładowym” a „składnicą akt”
·    Formy ochrony prawnej dokumentacji
·    Skutki prawne wadliwie zarchiwizowanej dokumentacji
·    Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
·    Procedura przekazywania akt do archiwum państwowego lub jednostek nadrzędnych, po okresie przechowywania u aktotwórcy
·    Postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej w razie ustania działalności
·    Akta osobowe i dokumentacja finansowa dotycząca pracowników - zasady prowadzenia  przechowywania akt osobowych i innych dokumentów finansowych mających wpływ na prawo i wysokość świadczeń w zakresie uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych tj. .umów o pracę, list płac, kart wynagrodzeń, kart zasiłkowych, kart urlopowych, świadectw pracy/również w warunkach szczególnych/, zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu tzw.”Rp-7”

11.15 - 12.00    STANDARDY DZISIEJSZEGO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO (SKŁADNICY AKT) I ARCHIWISTY
·    Zakres obowiązków spoczywających na osobie prowadzącej archiwum/składnicę akt/
- gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie akt
- zarządzanie dokumentacją aktotwórcy
·    Wymogi organizacyjno-techniczne
- wykształcenie, umiejętności oraz predyspozycje osobiste pracowników archiwum
- lokal oraz wyposażenie archiwum
- niezbędne warunki techniczne
- odpowiednia temperatura, wilgotność oraz naświetlenie
-  topograficzne rozmieszczenie dokumentacji w archiwum
- przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie „Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum lub składnicy akt”, tzw. instrukcji archiwalnej

12.00 - 12.30    ELEKTRONICZNY PROGRAM ARCHIWISTYCZNY – NARZĘDZIE WSPÓŁCZESNEGO ARCHIWISTY
·    Zasady działania
·    Prezentacja przykładowego programu
·    Różnice między ręczną a  elektroniczną archiwizacją, wynikające z praktycznego stosowania programu

12.30 - 13.15    Przerwa na obiad

13.15 - 13.30    OBIEG DOKUMENTÓW – FORMA TRADYCYJNA I ELEKTRONICZNA
·    Systemy kancelaryjne

13.30 - 14.00    INSTRUKCJA KANCELARYJNA I RZECZOWY WYKAZ AKT
·    Obieg akt (zasadnicze etapy obiegu dokumentacji - punkty zatrzymania)
·    Zasady przyjmowania i przesyłania wpływów
·    Wzór przykładowego obiegu dokumentacji elektronicznej/prezentacja

14.00 - 14.15    Przerwa na kawę i herbatę

14.15 - 15.30    PODSTAWY PRAWNE DOTYCZĄCE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH I INFORMACJI PUBLICZNEJ
·    Co stanowi dane osobowe? Jak rozumieć definicje danych osobowych?
·    Dane zwykłe i wrażliwe - podstawy przetwarzania
·    Generalny inspektor danych osobowych-zakres uprawnień, kontrola,
·    Decyzje GIODO
·    Rejestracja zbiorów danych osobowych abi (administratora bezpieczeństwa informacji)
·    Zwolnienia z rejestracji
·    Polityka bezpieczeństwa
·    Naruszenie – ustawy: odpowiedzialność dyscyplinarna, odpowiedzialność karna, odpowiedzialność cywilnej
·    Wyłączenie obowiązku ochrony danych osobowych wynikających z innych ustaw.
·    Informacja publiczna
·    Konsekwencje prawne nieudostępnienia informacji publicznej
·    Wyłączenie obowiązku ochrony danych osobowych wynikających z innych ustaw.

15.30 - 16.30    ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI (WARSZTATY )
·    Aktowej (w tym akt osobowych)
·    Technicznej
·    Geodezyjno-kartograficznej
·    Fotograficznej
·    Elektronicznej
polegającej na:
·     Przekazaniu akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego (składnicy akt)
·     Sporządzeniu odpowiednich spisów zdawczo-odbiorczych oddzielnie dla kategori”a”i „b”
·     Nadaniu teczkom sygnatury akt
·    Sporządzeniu wykazu spisów zdawczo-odbiorczych  
·    Przygotowaniu zarządzenia powołującego komisję do brakowania
·    Sporządzeniu spisu dokumentacji niearchiwalnej
·    Wypełnieniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
·    Wypełnieniu wniosku do archiwum państwowego z prośbą o wydanie jednorazowego zezwolenia na zniszczenie akt
·    Dokonaniu opisu teczek
·    Schowaniu teczek do pudeł archiwistycznych  
·    Wypełnieniu wezwania do przekazania akt
·    Wypełnieniu karty wypożyczenia – udostępnienia akt
·    Wypełnieniu karty zastępczej wypożyczonych akt
·    Opisaniu teczki akt osobowych
·    Sporządzeniu ewidencji teczek akt osobowych
·    Rozszerzeniu rwa /np. Poprzez podzielenie dokumentacji księgowej  (341) na analitykę, syntetykę, rejestry zakupu, rejestry sprzedaży./
·    Paginacji teczki kat ”a”
·    Nadaniu teczkom znaku akt

16.30 - 16.45    Rozdanie certyfikatów, zakończenie warsztatów